اجرای RPA در انتشارات توسعه دهندگان

سازمان‌های متعددی وجود دارند که برای ارتقاء فروش خود، تصمیم به افزایش پرسنل فروش می‌گیرند. البته این مساله کاملا منطقی به نظر می‌رسد. زمانی که با 1 فروشنده 1 واحد محصول می‌فروشید، پس با 10 فروشنده باید 10 واحد محصول به فروش برسد. این مساله در ریاضی کسب و کار آنقدر ساده به نظر می‌رسد که حتی کودکان هم آن را درک می‌کنند.

اما هدف از این کار چیست؟

خوب پر واضح است که هدف غایی هر سازمان افزایش سود و منفعت آن استزمانی که یک سازمان با پیاده سازی این طرز فکر بدیهی به افزایش سوددهی می‌رسد، تصمیم می‌گیرد این روند را ادامه دهد. 10 فروشنده را به 20، و پس از مدتی به 30 فروشنده افزایش می‌دهد. در گذشت زمانی کوتاه، افزایش سود کاملا محسوس خواهد بود.

خوب، چه مشکلی ممکن است پیش بیاید؟

مشکل زمانی رخ می‌دهد که سایر زیرساخت‌‌‌های سازمان به موازات نیروی فروش رشد نکرده باشند. با افزایش فروش، داده های ثبتی، مالی و حسابداری فراوانی تولید می‌شود که باید توسط تیم مالی و حسابداری ثبت و ذخیره سازی شوند.

نمونه بارز همین مساله در انتشارات توسعه دهندگان پدید آمد که ضمن فروش و بازاریابی بسیار قوی، فرایند ثبت و حسابداری بسیار کند پیش می‌رفت. روند کار به این صورت بود که تیم بازاریابی و فروش، محصولات و خدمات سازمان را به صورت تلفنی و حضوری به مشتریان معرفی می‌کردند و در صورت موفقیت آمیز بودن فرایند فروش، محصولات سازمان توسط تیم توزیع و اداره پست به دست مشتریان می‌رسید. جزییات اطلاعات این پروسه در قالب فایل های اکسل تحویل گروه حسابداری می‌شد. این داده ها شامل، نام بازاریاب، نام محصول، قیمت و تعداد محصول، زمان فروش، زمان ارسال، نام مشتری، آدرس گیرنده، نام توزیع کننده و از این دست اطلاعات می‌شد.

تیم حسابداری که متشکل از یک گروه 3 نفره بود، می‌بایست این اطلاعات را یک به یک در برنامه حسابداری ثبت می‌کرد. حجم داده‌های دریافی جهت ثبت در برنامه حسابداری آنقدر زیاد بود که تیم حسابداری، حتی با اضافه کاری هم نمی‌توانست داده ها را به برنامه حسابداری منتقل کند. از طرفی هم افزایش تعداد اعضای تیم حسابداری تنها برای انتفال داده ها، کاری منطقی به نظر نمی‌رسید.

حتما باید راه دیگری هم وجود داشته باشد!!! کارشناسان تیم بهسازان مجازی با بررسی فرایند انجام کار در انتشارات توسعه دهندگان و تحلیل مشکلات پیش روی، توانستند طرحی را شبیه سازی کنند که در آن تمامی فرانید‌های انتقال داده ها از فرم‌های اکسل به برنامه حسابداری بدون دخالت نیروی انسانی انجام شود.

تشریح فرایند RPA در انتشارات توسعه دهندگان

ما توانستیم ربات‌های نرم افزاری را به گونه‌ای تربیت کنیم که داده های موجود در فایل‌های اکسل را از تیم فروش و بازاریابی دریافت کرده و داخل فیلدهای مورد نظر در برنامه حسابداری سازمان درج کند. در این فرایند، اعضای تیم حسابداری هیچ دخالتی در انجام کار ندارند. این فرایند نرم افزاری کاملا خودکار انجام می‌شود. ربات های ما پس از اجرا، فایل‌های اکسل را باز کرده و محتویات آنها را استخراج می‌کنند. سپس برنامه حسابداری را باز کرده و تمام متغیر ها (نام بازاریاب، نام محصول، قیمت و تعداد محصول، زمان فروش، زمان ارسال، نام مشتری، آدرس گیرنده، نام توزیع کننده و ...) را در برنامه حسابداری ثبت می‌کند. در پایان کار گزارش اتمام کار را برای بایگانی، چاپ می‌گیرد و نمونه‌ای را نیز برای مدیر ارشد ایمیل می‌کند.

مزایای پروژه برای انتشارات توسعه دهندگان

با پیاده سازی ربات‌های RPA و خودکارسازی فرایند انتقال و ثبت داده ها از فایل های اکسل به برنامه حسابداری سازمان، این مسئولیت به طور کامل از دوش تیم حسابداری برداشته شد. از طرف دیگر مدت انجام انجام این امور از چند روز، به چند ساعت تنزل یافت. حال دیگر تیم حسابداری نیاز نیست متشکل از 3 پرسنل باشد، و در حالی که ربات‌های RPA فرایند ثبت و انتقال را انجام می‌دهند، یک پرسنل به تنهایی می‌تواند به روند انجام کار عادی سازمان رسیدگی کند. سازمان می‌تواند با خیال آسوده اعضای تیم فروش و بازاریابی را بدون نگرانی از مشکلات فرایند حسابرسی افزایش دهد. در فرایند ثبت داده توسط نیروی انسانی بخاطر تکراری و یکنواخت بودن روند کار و همچنین طولانی شدن پروسه، خطاهای انسانی اجتناب ناپذیر است. ازین رو، حسابرسی و تایید صحت داده‌های ورودی نیز زمان زیادی را به خود اختصاص می‌دهد. در نتیجه، دوباره کاری های فراوانی نیز شکل می‌گیرد. با انجام شدن این امور توسط ربات‌های RPA، دیگر خطایی رخ نخواهد داد، زیرا ربات ها ذاتا طوری خلق شده اند که اشتباه کردن بلد نیستند و داده ها را با دقت 100 درصد وارد می‌کنند.

این پروژه توانست صرفه جویی‌های فراوانی را چه از جنبه مالی و چه از جنبه زمانی، برای انتشارات توسعه دهندگان به همراه داشته باشد. ازین پس بخش عمده‌ای از امور حسابداری این سازمان بصورت خودکار و بدون خطا صورت می‌گیرد. اطلاعات مالی در کمترین زمان ممکن به ثبت می‌رسند. و بهره‌وری سازمان به شدت افزایش پیدا کرده است.