نرم‌افزار کاربر مجازی

امروزه تمام موسسات آموزشی معتبر و رسمی کشور برای مدیریت امور آموزشی خود از سامانه های یکپارچه و آنلاین بهره‌ می‌برند. این رویکرد برای مقابله با ضعف های مدیریت امور آموزشی سیستم سنتی روی کار آمده است که در دهه های پیشین شاهد ثبت و درج اطلاعات به صورت کاغذی بودیم. حال نمونه بروز شده نیز کمبود های مختص خودش را دارد. که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم.

سامانه های مدیریت امور آموزشی دانشگاه‌ها اغلب به یک شکل عمل می‌کنند. مثلا در ایام شروع ترم تحصیلی، پرسنل دانشگاهی باید هفته ها زمان صرف کنند تا لیست جامعی از دروسی که قرار است برای انتخاب واحد دانشجویان ارائه شود را آماده کنند. این تازه شروع مساله است. پس از اطمینان حاصل کردن از کامل بودن لیست داده ها، باید تک تک اطلاعات را در برنامه های مدیریت امور آموزشی دانشگاه وارد کنند.

اطلاعاتی که از پرونده های کتبی یا فایل های اکسلی باید به برنامه های مدیریت امور دانشگاهی انتقال یابد شامل: نام استاد، نام درس، روزهای ارائه درس، تاریخ امتحانات، ساعات شروع و پایان کلاس و امتحانات، گروه آموزشی و ... می‌گردد. این گزینه ها را برای دانشگاهی با هزار دانشجو و حدود پنجاه استاد آموزشی در نظر بگیرید. ترافیک ثبت اطلاعات برای پرسنل آموزش و بروزرسانی سایت دانشگاه بسیار سنگین خواهد بود. از طرفی، این کار تنها شامل انتقال داده ها از یک فایل (ترجیحا اکسل) به برنامه جامع مدیریت دانشگاه می‌شود. فرایند مورد نظر کاملا تکراری بوده و نیاز به هیچ‌گونه تصمیم گیری و قضاوت در مورد داده ها ندارد.

اعضای تیم بهسازان مجازی توانستند با بکارگیری ربات های نرم افزاری RPA، فرایند دریافت اطلاعات و مقادیر مورد نیاز برای ثبت در برنامه مدیریت امور دانشگاهی سماء، (که در بیش از 50% دانشگاه های کشور مورد استفاده قرار دارد) را در کمتر از چند دقیقه انجام دهند. اطلاعات دریافتی نیز در کسری از ثانیه در فیلد های از پیش مشخص شده و مرتبط با مقادیر دریافتی درج و ثبت می‌شوند. کلیه این فرایند از گرفتن اطلاعات ورودی و وارد کردن آن در برنامه مدیریت دانشگاهی سماء کمتر از 1 ساعت زمان می‌برد و دیگر نیاز نیست پرسنل دانشگاهی روزها و هفته ها زمان خود را به این کار اختصاص دهند. با پیاده سازی ربات های RPA، در دانشگاه شمال، این پروسه بسیار سریع و با دقت انجام شده و دیگر هیچ استاد و دانشجویی در انتظار ارائه دروس و کلاس نمی‌ماند.